MARBEX — DIGITALIZACIÓN DOCUMENTAL
Del papel al dato: digitalice su archivo muerto y archivo vivo
Convertimos documentación física —contratos, expedientes de RH, bitácoras de planta, reportes de campo— en información digital organizada, buscable y segura.
El DESAFÍO
Toneladas de papel, cero accesibilidad
Las empresas acumulan cajas y bodegas enteras de archivo muerto —expedientes de personal, contratos, documentación fiscal, registros que el SAT y otras instituciones exigen conservar— sin forma práctica de consultarlos cuando se necesitan.
Al mismo tiempo, el archivo vivo —bitácoras de producción, reportes de operadores en planta, registros de campo que se llenan a mano— se pierde, se deteriora o simplemente no se puede analizar.
MARBEX digitaliza ambos mundos: convierte su papel en archivos digitales indexados y transforma sus formatos manuales en captura digital desde el origen.
Información atrapada en cajas
Expedientes de RH, contratos y documentación fiscal almacenada durante años sin posibilidad de búsqueda ni consulta ágil.
Formatos manuales propensos a error
Bitácoras, reportes de producción y registros de campo escritos a mano que se pierden, se mojan o resultan ilegibles.
Obligaciones regulatorias
El SAT, IMSS, STPS y otras instituciones exigen resguardar documentación por años. Sin digitalización, cumplir es costoso e ineficiente.
SERVICIOS
Digitalización integral: archivo muerto y archivo vivo
Dos líneas de servicio complementarias que cubren desde la documentación histórica hasta los formatos que su equipo llena todos los días.
ARCHIVO MUERTO
Digitalización de Acervo Histórico
Convertimos sus cajas de archivo muerto en documentos digitales indexados, buscables y organizados por categoría.
- Expedientes de Recursos Humanos completos
- Contratos, convenios y documentación legal
- Documentación fiscal requerida por el SAT
- Pólizas contables, facturas y comprobantes
ARCHIVO VIVO
Digitalización de Operación Diaria
Transformamos bitácoras, reportes y formatos manuales en captura digital desde el punto de origen —planta, campo u oficina.
- Bitácoras de producción y mantenimiento
- Reportes de operadores en planta
- Registros de campo (agrícola, ganadero)
- Checklist de calidad y seguridad industrial
INDEXACIÓN
Organización y Búsqueda Inteligente
Cada documento digitalizado se clasifica, etiqueta e indexa para que pueda localizarlo en segundos, no en horas.
- Clasificación por tipo, fecha y categoría
- Etiquetado con metadatos personalizados
- Búsqueda por texto completo con OCR
- Estructura de carpetas lógica y escalable
SEGURIDAD
Resguardo y Cumplimiento Normativo
Su documentación digitalizada queda protegida, respaldada y lista para cumplir con requerimientos de auditoría e instituciones regulatorias.
- Respaldo redundante de toda la información
- Control de acceso por usuario y nivel
- Trazabilidad completa de consultas
- Cumplimiento SAT, IMSS, STPS y normativas sectoriales
Verticales
Dos mundos, una solución
Archivo muerto y archivo vivo requieren enfoques distintos. Cubrimos ambos con metodologías especializadas.
Archivo Muerto — Acervo Histórico
Documentación acumulada durante años que debe resguardarse por obligación legal o necesidad operativa. La digitalizamos, clasificamos y dejamos lista para consulta.
- Expedientes de personal y nómina histórica
- Contratos vencidos y documentación jurídica
- Declaraciones fiscales y comprobantes del SAT
- Actas, poderes notariales y escrituras
Archivo Vivo — Operación Diaria
Formatos que hoy se llenan a mano en planta, campo u oficina. Los convertimos en captura digital con validaciones automáticas y acceso en tiempo real.
- Bitácoras de producción y mantenimiento
- Reportes de turno de operadores
- Registros de siembra, riego y cosecha
- Formatos de inspección y calidad
SECTORES
¿Para quién es este servicio?
Manufactura e Industria
Bitácoras de producción, reportes de turno, checklist de calidad y registros de mantenimiento.
Agroindustria y Campo
Registros de siembra, riego, aplicaciones, cosecha y trazabilidad que hoy se llenan en libretas.
Recursos Humanos
Expedientes de personal, contratos laborales, recibos de nómina y documentación IMSS/STPS.
Despachos Contables y Fiscales
Pólizas, comprobantes, declaraciones y toda la documentación que el SAT exige resguardar.
Despachos Jurídicos
Expedientes, contratos, actas constitutivas, poderes y documentación probatoria.
Empresas en General
Cualquier organización con bodegas de archivo muerto o formatos manuales que necesiten digitalizarse.
PROCESO
Cómo trabajamos
01
02
03
04
Diagnóstico
Evaluamos el volumen, tipo y estado de su documentación —tanto archivo muerto como formatos activos— para definir el plan de trabajo.
Captura y Digitalización
Digitalizamos en sus instalaciones o recogemos el material. Para archivo vivo, diseñamos los formatos digitales de captura.
Indexación e Integración
Clasificamos, etiquetamos y aplicamos OCR a cada documento. Todo queda organizado y listo para búsqueda inmediata.
Entrega y Soporte
Le entregamos su acervo digital completo con capacitación para su equipo y soporte continuo de mantenimiento.
COMPROMISO
Confidencialidad y rigor profesional
Información protegida
La documentación se procesa en las instalaciones del cliente o bajo cadena de custodia documentada. Privacidad garantizada en todo momento.
Carta de responsabilidad
Firma de compromiso de confidencialidad antes de iniciar. Políticas de privacidad activas y disponibles para su revisión.
Firma de compromiso de confidencialidad antes de iniciar. Políticas de privacidad activas y disponibles para su revisión.
